ドキュメントとテンプレートの制限と保護

テンプレートを使用した共通レイアウトと書式設定の確認
文書に加えられた変更の追跡
コメントを使用してドキュメント内の変更を示す
ドキュメントとテンプレートの制限と保護
ドキュメントのバージョン管理、比較、および結合

他の査読者が文書に変更を提案してコメントを付けることを望むかもしれませんが、編集や書式の変更を制限する場合があります。

さらに、すべての変更の追跡を強制するか、レビューアをコメントのみに制限することもできます。これを行う全体のポイントは、ビジョンやスタイルに準拠していない方法で文書を変更できないようにすることです。

このレッスンでは、他のレビュアーがドキュメント上で実行できる書式設定と編集の種類を制限する方法について説明します。ドキュメントが最終状態に近づいたら、不注意な変更を避けるために、ドキュメントを最終状態としてマークすることができます。

また、レビュー担当者チームのみを含むようにドキュメントへのアクセスを制限することもできます。ドキュメントをパスワードで保護する方法を説明します。次に、あなたのチームにのみパスワードを伝えることができ、誰もその文書を開くことができません。

文書の書式設定を制限する方法を紹介することで、まず始めましょう。

文書の書式設定を制限する

他の人がレビューするためにドキュメントを配布する場合、ドキュメントの書式を変更したくない場合があります。 Wordでは、テーマやスタイルの一部または全部を制限したり、レビュー担当者がテーマやスタイルの一部を変更できるようにすることができます。これを行うには、[レビュー]タブの[保護]セクションで[編集を制限する]をクリックします。

メインテキストの右側に「Restrict Editing」ペインが表示されます。「書式設定の制限」セクションで、「書式設定をスタイルの選択に制限する」を選択し、「設定…」リンクをクリックします。

[書式設定の制限]ダイアログボックスでは、[チェックされたスタイルは現在許可されています]ボックスの既定ですべてのスタイルが選択されています。ドキュメントで使用する特定のスタイルのみを選択するには、「なし」ボタンを使用してすべてのスタイルを選択解除し、許可するスタイルを選択します。 Wordの推奨最小スタイルを使用して、「推奨最小」をクリックすることもできます。必要に応じて、ダイアログボックスの下部にある「書式設定」セクションで追加の制限を選択し、完了したら「OK」をクリックします。

次のダイアログボックスに、許可されていないスタイルを削除するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。あなたはそうしないことをお勧めします。これらのスタイルをドキュメント内で将来使用したいと思うかもしれません。他の査読者はそれらを変更したり、適用することはできません。

ドキュメントに許可されていないスタイルを保持するには、[いいえ]をクリックします。

これらの制限を適用する前に、保護の実施を開始する必要があります。編集を制限する方法を示した後、これについて説明します。

文書の編集を制限する

ドキュメントのレビュー担当者の書式設定を制限することに加えて、レビュー担当者がドキュメントに対して実行できる編集の種類を制限することもできます。 [編集の制限]ペインで、[このタイプの編集をドキュメントで許可する]チェックボックスをオンにし、ドロップダウンリストからドキュメントで許可する編集の種類を示すオプションを選択します。他のレビューアに変更の追跡、コメントの入力、フォームの記入のみを許可することができます。他の人が読むことができ、変更を加えないように文書を制限することさえできます。

レッスン2で説明しているように、編集した変更だけを編集し、「変更の追跡」をロックしたままにしておくこととの違いが何であるかは問いません。機能は同じです。どんな方法でも簡単に使えます。